Dokumentų tvarkymas
Kuomet archyvuojamos personalo bylos ar mokymo įstaigose besimokančių studentų bylos, archyvuojant renkama beveik informacija – nuo išsilavinimą patvirtinančių dokumentų kopijų ir socialinio draudimo kopijų, išskyrus asmens dokumentų kopijas. Prašymai išleisti atostogų, akademinių atostogų išleidimo įsakymai, įsakymai dėl nukreipimo studijuoti mainų programose ir panašūs dokumentai archyvuojami atskiruose segtuvuose, nes jiems nustatomas mažesnis saugojimo terminas.
Įprastai archyvuojami visi svarbūs dokumentai, įrodantys tam tikrus vieno ar kito įmonės skyriaus veiksmus, juos fiksuojantys ir leidžiantys.
Mažesnėse įmonėse dokumentų tvarkymas dažnai apsiriboja jų sudėjimu į kelis segtuvus, surūšiuojant juos pagal dokumentų tipus ir juos apjungiant. Tokiose įmonėse dažnai nėra reikalo viską archyvuoti atskiruose segtuvuose, nes dokumentų segtuvų kiekis būna beveik proporcingas dokumentų kiekiui. Tad neapkraunant darbinės erdvės, renkamasi paprastesni dokumentų archyvavimo būdai, nors ir neatitinkantys numatytų taisyklių. Nedidelėse įmonėse yra svarbu žinoti kur konkretūs dokumentai guli, kurioje lentynoje ir kokiame segtuve, na o juos surasti jau neturėtų būti sunku. Svarbiausia galėti pateikti prašomus dokumentus apsilankiusiems įvairių institucijų atstovams.
Dokumentus, kuriuose nurodomi asmenų duomenys ir kurie nebėra reikalingi, reikėtų sunaikinti. Tam pritaikytos specialios dokumentų naikinimo mašinos. Kitas būdas – sudeginti, tačiau tai turėtų būti daroma tam tinkamoje aplinkoje patikimų žmonių. Tokie duomenys gali būti asmens kodai, žinios apie žmonių sveikatą (pacientų sveikatos knygelės ar kiti medicininiai dokumentai). Tai numato asmens duomenų apsaugos įstatymas.
Pasitaiko dokumentų, kurie neturi nustatyto saugojimo laiko. Tai gali būti, pavyzdžiui, darbo tvarkos taisyklėms. Tačiau joms pasikeitus jas rekomenduojama saugoti dar bent keletą metų, kad, siekiant išaiškinti su darbo tvarka susijusius įvykius būtų kuo pasiremti.
Visi dokumentai yra archyvuojami pagal datas. Dokumentų tvarkymas pagrinde remiasi skaičiais ir simboliais, t.y. abėcėlės raidėmis, pagal kurias rūšiuojami dokumentai, pagal jų pavadinimus ar asmens vardą ir pavardę.
Dokumentai turi būti archyvuojami taip, kad jų saugojimo tvarka būtų suprantama visiems galimiems interesantams. Tarkime, vykstant darbuotojų (archyvarų) kaitai ar archyvarui nesant darbe, kitas įgaliotas darbuotojas turi turėti galimybę prieiti prie tų dokumentų ir juos lengvai susirasti. Šiuolaikinėms technologijoms veržiantis į priekį, dokumentų archyvavimas dažnai tampa atmestinu ir nepilnai atliktu. Kaip pavyzdį galima būtų paminėti paprasčiausią dokumentų susegimą į vieną aplanką ar sumetant į archyvavimo voką ar dėžę, jiems suteikiant numerius, kurie įrašomi į Excell programos lentelę, prie numerio išsaugant nedidelį dokumento aprašą. Toks archyvavimo būdas nėra patogus, nes prireikus susirasti reikiamą dokumentą, galite užtrukti kur kas ilgiau, nei archyvuojant pagal visas taisykles. Tuo labiau, archyvuojamuose dokumentuose nebūtinai saugomi valstybinės svarbos duomenys, todėl dažnai nėra laiko ir juos bandyti paslėpti, tad šis būdas beveik nepasiteisina, jis labiau mėgstamas vengiančių tvarkingai atliktį savo darbą.
